Минимална гъвкавост в организациите – МАО (Minimum Agile Organization)

Как трайно да установим гъвкавост в организациите?
Част III от III

Как най-лесно и бързо да създадем гъвкавост в компанията и да я използваме за да се справим с кризата? Какви са новите начини на работа в новата ера, които имаме нужда да усвоим? Как тези начини на работа ни помагат да бъдем конкурентноспособни в тази нова ера? Това са въпросите, от които ние в launchlabs Sofia се интересуваме и в тази серия от статии искаме да споделим опита си от последните седем години в изграждането на гъвкави организации.

Различни фактори влияят върху гъвкавостта на организациите в създалата се ситуация – индустрията, държавното управление, резервът, с който компанията разполага и разбира се размерът и пазарната ниша, която заемат. И въпреки, че тези външни фактори предопределят до известна степен изхода от ситуацията, има вътрешни такива, които компанията може да контролира за да стане по-гъвкава. Това са лидерският подход, проектната методология, екипните ритуали, пространства и платформи, които организацията налага. В част I говорихме подробно, имено за тях. В част II разказахме за ползите от това една организация да претърпи редизайн и да се превърне в гъвкава. В тази трета част, даваме полезни съвети за това как да изградим МАО (Minimum Agile Organization) или как да постигнем минимална гъвкавост в организациите, като работим по-ефективно дистанционно.

Няма вълшебна рецепта за ефективна дистанционната работа, която да се приложи наготово и да важи за всички, но има начин да си я създадем сами. Тук ви представяме няколко съвета, базирани на нашия многогодишен опит в изграждането на гъвкави организации, за които ефективната работа от разстояние винаги е била на дневен ред.

 

  • Типография на срещите. Инвестирането на малко време, за да опишем какъв вид срещи се правят най-често в компанията, може да ни донесе много ползи. Особено, ако това знание се използва за разработването на ефективни сценарии за провеждането им. Всички знаем, че срещите не са еднакви. Разликите между екипна среща за планиране на спринт и планиране на работата за месеца са съществени. Да не говорим за срещите за брейнсторминг, ретроспекция, даване на обратна връзка или за поддържане на екипния дух. При все това, ги провеждаме почти по същия начин.
    Типографирането на срещите в компанията може да помогне да разработим различни сценарии с подходящи дейности, роли и времетраене. Дейностите трябва да бъдат подбрани според вида среща и да я правят по-фокусирана или по-креативна, спрямо целта. Там където е необходимо е добре, да се разработят и специални темплейти, които да подпомагат планирането на задачи, ретроспекцията по проекти, стратегическите дискусии, брейнсторминга или анализа на клиентски проучвания в различните срещи.
    Преосмислянето на начина, по който водим срещи, става особено важна задача в контекста на дистанционната работа, тъй като времето прекарано в “колове” се увеличава, а удоволствието и ефективността далче не са гарантирани.
  • Комбинация от платформи: Важно е да се отдели и внимание, за да определим какви дигитални платформи са необходими за осигуряването на прозрачност на общуването, управлението на задачите и внасянето на интерактивност по време на онлайн срещи. Внедряването на платформи като Slack, Jira, Trello, Dropbox, Zoom, Mural, Teams и др., само по себе си, не води до по-ефективна дистанционна работа, а може и да доведе до объркване, кое за какво се използва.
    Единствено правилното комбиниране на платформите, води до истински ефективна работа от разстояние. Пример за такива “предписания” са “Trello и Slack за aсинхронна комуникация в екипа”, “Trello и Zoom за седмичната среща за планиране на екипните задачи” или  “Mural и Zoom за брейнсторминг среща”.
    Тези предписания може да звучат като очевидна рамка за много от нас, но истината е, че много екипи неефективно комбинират дигиталните платформи, с които компанията разполага и по този начин влошават комуникацията помежду си. Особено по време на онлайн срещи, често се използва само една платформа – тази за видео конферентна връзка, често без видео. В комбинация с липсата на ясен сценарий за различните типове срещи, това драстично намалява ефективността на екипната работата от разстояние.

 

За да може да се възползваме от гъвкавостта, която работата от разстояние дава на организациите, всяка компания следва сама да създаде своя рецепта за добра дистанционна работа. Добрата дистанционна работа, според нас, е абсолютният минимум за организациите, които се стремят да са по-гъвкави. Това е МАО. В този процес, типизирането на срещите и комбинирането на различни дигитални технологии са фините настройки, на които истински гъвкавите организации обръщат внимание. Те правят работата от разстояние не просто по-ефективна, а по-човешка и им позволява да работят еднакво добре както когато са заедно наживо, така и от разстояние.

В launchlabs Sofia ние помагаме на компаниите да преминат имено през този процес, който ние наричаме бизнес редизайн и да станат по-гъвкави. Осигуряваме обучения на екипите и лидерите, и променяме организационните процеси и средата на работа. Създали сме редизайн програми за стотици организации по света и у нас за да могат те да бъдат по- успешни. Ако и вие имате интерес, пишете ни за да организираме едночасова pro bono консултация тук.

Тази статия е част от трилогия на тема “Нови начини на работа за новата ера”, подготвена от launchlabs Sofia специално за БАУХ и предстоящата онлайн конференцията Agile HR. В част I дефинираме какво всъщност представляват тези нови начини на работа, които правят организациите по-гъвкави. В част II ще проследим как те помагат на организациите не просто да се адаптират, а да иновират, а в част III ще предоставим лесни практически съвети за действие в тази посока. Очаквайте ни и с презентация и интерактивен уъркшоп по време на самата конференция.